1. Consistenza documentale (Relazione archivi)
- I dati richiesti hanno valore indicativo; una più esatta quantificazione è oggetto della fase di progettazione post- gara.
- Il compenso dell'appalto è riconosciuto sulla base dei metri di archivio effettivamente digitalizzati, offerti in sede di gara.
- È disponibile un elenco in formato Excell desunto dai registri, non verificato nei contenuti e completezza.

2. Stato dell’archivio (documentazione fotografica)
- le pratiche salvo - più approfondite verifiche nel caso singolo, sono tutte in buono stato, e la documentazione leggibile e completa;
- potrebbe essere necessaria la sostituzione di qualche faldone;
- l'archivio è nel complesso ordinato; verifiche più approfondite saranno eseguite in fase di prelievo per la lavorazione e ricollocazione;
- i contenuti dell'offerta migliorativa sono esplicitate negli atti di gara.

3. Vincoli soprintendenza (Prescrizioni art. 30)
- Sulla base delle disposizioni di legge, rientrano nell'archivio storico le pratiche definite da oltre 40 anni
- Tutti i documenti della P.A., indipendente dalla loro storicità, sono soggetti alle disposizioni del D.Lgs 42/04;
- I beni archivistici non possono essere portati fuori dal territorio nazionale;
- Le modalità di movimentazione e l'obbligo di presenza di personale qualificato sono specificate negli atti di gara, e la loro precisazione operativa oggetto di offerta;
- Le modalità di digitalizzazione devono assicurare l'integrità del documento originale; i parametri tecnici di scansione sono precisati nella documentazione di gara e potranno essere motivatamente precisati/variati.

4. Organizzazione operativa
- E' ammessa la possibilità di trasferire l’archivio presso sedi dell’operatore, previa verifica locali idonei e autorizzazione della Soprintendenza Archivistica;
- La possibilità di operare parzialmente presso la n/s sede è limitata agli stessi locali dell'Archivio e può essere valutata e autorizzata su specifica richiesta dell'O.E.

5. Specifiche tecniche di scansione
- Sono ammessi diversi standard di scansione in funzione del tipo documento, in particolare per elaborati grafici e documenti amministrativi;
- La scansione a colori è richiesta per tutti i documenti.

6. Indicizzazione e qualità dati
- I metadati obbligatori sono specificati negli atti di gara e negli atti regolamentari di AGID applicabili;
- In caso di non disponibilità dei dati i relativi campi devono essere valorizzati sulla base di quanto previsto normativamente e/o previsto e approvato in sede di progettazione esecutiva dell'intervento;
- Per l'accuratezza OCR si ritiene accettabile una precisione del 95 - 98% (CAR) per testi a stampa o dattiloscritti con impaginazione standard; per i testi scritti a mano l'O.E. può formulare una specifica offerta;
- La correttezza dei metadati e la completezza della scansione è oggetto di collaudo.

7. Integrazione con sistema STARCH
- il sistema STARCH è già operativo presso l’Ente; per le modalità di importazione si rimanda alla documentazione di gara;
- al momento non è disponibile un ambiente di collaudo/test per verificare l’integrazione

8. Collaudo e accettazione
- Il collaudo ha la funzione di verificare la rispondenza dei servizi resi alle specifiche contrattuali; sono accettabili i prodotti che rispondono alle specifiche tecniche di capitolato come specificate nell'offerta e nel progetto dell'O.E., completi nella documentazione e nella metadatazione;
- il collaudo può essere eseguito per lotti in corrispondenza di eventuali SAL intermedi.
- in caso siano rilevati errori o difformità nei servizi, si procederà ad estendere il perimetro e la profondità delle verifiche sino ad accertare con ragionevole margine di sicurezza la possibilità di ricondurre il prodotto alle specifiche contrattuali. In tale evenienza, saranno impartite le dovute prescrizioni; in caso contrario, si procederà a rigettare l'intero lotto e a richiedere la ripetizione integrale delle operazioni, se compatibili con i tempi del finanziamento. Qualora ne ricorrano gli estremi per la generale inattendibilità e inaccuratezza del lavoro si procederà alla rescissione del contratto ed all'addebito di eventuali danni.

9. Tempi e priorità
- Le modalità di svolgimento del servizio sono oggeto di offerta e saranno oggetto di progettazione esecutiva.

10. Aspetti economici e rischi operativi
- L'appalto prevede l'obbligo di effettuare un sopralluogo accurato dell'archivio prima della presentazione dell'offerta; pertanto è nella responsabilità dell'Operatore partecipante valutare la sostenibilità della propria offerta con il prezzo proposto, che pertanto rimane fisso e invariabile.